密集架存放方式已经在档案资料、图书资料的存放领域的到了广泛的应用，成为了国家机关、各大型企事业单位、学校等对档案资料、图书资料保管的首选装具。密集架在使用过程中需要的注意事项，单位部门档案的保护是指采取必要的防护措施，减少对档案造成损毁的各种不利因素的影响，最大限度地维护企事业档案的齐全、完整与安全，延长档案的寿命。
　　防火
　　火灾是能够对档案造成重大损失的直接隐患。因而，档案库房必须在满足消防要求上采取必要措施做好防护。在库房的装修装饰上不应采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而应使用耐燃、阻燃的材料如防火材料门、耐燃窗帘、电线等。同时应添置必须的消防器材，如灭火器等，有条件的企业还可以加装消防警报装置。
　　防盗
　　防盗是防止人为原因破坏档案的必要措施。安装必要的防盗设施，有条件的企业可以采取电子监控警报装置，确保档案的存放安全。
　　防光
　　光线中的紫外线辐射对纸张中的纤维素和木质素都有很大的直接破坏作用，使纸张强度降低，因而档案橱、柜等应安放在避免日光直晒之处，较难避开的，可采用悬挂遮阳窗帘来防止光线照射档案，也应尽量避免灯光长时间直射档案。
　　防霉
　　在炎热、潮湿的环境下，档案极易发生霉变。档案一旦长霉，霉菌很难除去，渗透到纸张内部的霉菌还会使纸张的牢固性在数天之内降低，因此，档案应置于通风处，若发现档案已经生霉，则可用软刷、干布等蘸取福尔马林或的酒精擦去霉菌，然后晾干。
　　防虫
　　档案一旦被虫蛀，严重者千疮百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持档案室、档案箱等空气流通，清洁干燥。对新装入的档案橱的档案，应严格检查，发现有虫蛀的，不经杀虫处理不得装入档案箱柜，对已装入档案箱的档案，要经常检查。发现虫害，及时治理。为有效杀虫，可以在档案箱中放置一些档案专用防虫药物。
　　防尘
　　灰尘会摩擦和破坏档案纸张纤维，会使档案字迹线条模糊不清，有的灰尘如苏打、水泥等有酸性或碱性，对档案有较强的腐蚀作用，灰尘还是微生物寄生和繁殖的掩护者，是各种霉菌的传播者。所以，保护好档案必须做好防尘工作。要经常打扫档案室，清洁档案柜，防止灰尘污染档案。
　　防高温、防潮湿
　　档案在高温潮湿的环境下最容易生霉、长虫。在条件允许的情况下，应避免将库房设置在建筑的顶层或西向夕晒房间。库房的温度、湿度一定要经常监测，使其在一定范围内。为维持库房的最佳温、湿度条件，一般可采用自然调节和机器控制两种办法。自然调节主要是采用密封的办法隔热、隔湿，或采用定期通风的办法降温、降湿等。机器控制则是采用电器设备，控制库房温湿度，如空调和抽湿机等。
　　防机械损伤
　　防止档案的机械损伤（如揉、折、撕裂、擦伤、划伤等），一方面要采用适当的保管装具存放档案，另一方面要注意在使用档案的过程中，轻拿轻放，小心维护。对已发生机械损伤的残破档案，可采用托裱、复制的方法进行修复。